Hareketlilik Süreci

  1. Başlangıç olarak "Erasmus Öğrencisi Seçildim Ne Yapmalıyım" kılavuzu okunmalıdır.
  2. Eşleştirme listelerinin ilanından sonra UİB karşı kurumlara öğrencilerin seçildiğini ifade eden “aday gösterme (nomination)” bildirimlerini e-posta ile gönderir. Hemen ardından öğrencilerin, ilgili kurumların başvuru tarihlerini göz önünde bulundurarak başvurularını yapmaları gerekmektedir. Başvuru için eşleşilen kurumun web sayfasında son başvuru tarihi, dersler, akademik takvim ve başvuru formu gibi belgeler incelenmelidir. Ayrıca web sayfamızdaki Kurumlararası Anlaşmalar-Anlaşma Listeleri sekmesinden ulaşabilecek olan “Anlaşmalar” listesinin “Detaylar” kısmından eşleşilen kuruma ait bir bilgi olup olmadığı da kontrol edilebilir.
  3. Eşleşilen  kurumun başvuru formu, varsa yerleşim (accommodation) formu, vb. formlar doldurulur. Bölüm koordinatörlerinden yardım alarak hazırlanan Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) (Örnek Learning Agreement) (bkz.: LA Hazırlama Kılavuzu) öğrenci ve Bölüm Koordinatörüne ve/ veya Yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra UİB’ye imzalanmak üzere teslim edilir.  Bırakılan tüm belgeler 3 gün sonra “GÖRÜŞME SAATİNDE” öğrencilere teslim edilir. Bu noktadan sonra öğrencinin yapması gereken iki işlem vardır. Bunlar;
  • Söz konusu belgelerin taranmış halleri e-posta yoluyla ilgili kuruma öğrenci tarafından gönderilmelidir.  Karşı kurum tarafından istenmesi durumunda orijinaller posta yoluyla da gönderilmelidir.
  • Öğrenim anlaşmasının bir kopyası (kabul mektubu geldikten sonra ilgili öğrenim anlaşmasına dair Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması için) Bölüm Koordinatörüne ve/ veya Yardımcısına bırakılmalıdır.
  • Dikkat! Öğrenim anlaşmasının karşı kurumdan imzalı ve kaşe ya da mühürlü nüshası Birimimize posta ve/veya e-posta ile ulaştırılmadan ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı gelmeden %80 hibe öğrencinin hesabına aktarılamaz.
  • İlan edilen tarihlerdeki oryantasyon oturumlarına katılmak işlemlerin sorunsuz yürütülebilmesi için önemlidir. Söz konusu oryantasyonlarda süreç içerisinde yapılması gereken işlemler ve hazırlanması gereken belgelerle (LA, hibe sözleşmesi vb.) ilgili bilgi verilmektedir.
  • Öğrenim tarihlerini kapsayan ve vize almaya uygun bir pasaportu olmayan 24 yaş ve üzerindeki öğrenciler, Uluslararası ilişkiler Birimi’nden pasaport harç muafiyet yazısı talebinde bulunabilir. Harç muafiyet yazısı Kabul mektubu, Learning Agreement belgesi ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı olan öğrencilerimize Uluslararsı İlişkiler Birimi tarafından hazırlanır. Oryantasyon oturumlarında talepler toplanacağı gibi öğrencilerin şahsen Birime gelerek talepte bulunmaları da mümkündür. Birimimize yapılacak pasaport yazısı talebi, yazının çıkma süresi göz önünde bulundurularak pasaport randevusundan en az bir hafta önce yapılmalıdır. Bu yazıyı teslim aldıktan sonra öğrenci tarafından Vergi Dairesi Başkanlığı’na giderek başvuru yapılır. Vergi Dairesi Başkanlığı’ndan alınan harç muafiyet yazısı ile Pasaport şubeye başvurarak harçsız olarak pasaport alınır. 
  • Kabul mektubu karşı kurum tarafından öğrenciye ya da UİB’ye gönderilebilir. UİB’ye ulaşması halinde öğrenci e-posta yoluyla bilgilendirilir.

  • Kabul mektubu geldikten sonra öğrencinin yapması gereken üç işlem vardır. Bunlar;

  1. Öğrenci Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısını kabul mektubunun geldiğine dair bilgilendirmelidir. Böylelikle öğrencinin öğrenim anlaşmasına ilişkin Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması süreci başlatılır.
  2. Hareketlilik dönemine ait belgeler UİB’ye teslim edilmeli ve vize mektubu alınmalıdır. Bunun için aşağıdaki belgeler öğrenci tarafından hazırlanarak UİB’ye teslim edilir.   Söz konusu belgeler bir Erasmus+ öğrencisinin mutlaka dosyasında bulunması gereken belgelerdir. Öğrenci vize almak durumunda olmasa dahi bu belgeleri Birimimize teslim etmekle yükümlüdür.
    1. Giden öğrenci bilgi formu
    2. Kabul mektubu fotokopisi, (Karşı üniversitede bulunacağınız tarihler net olarak belirtilmiş olmalıdır. Eğer kabul mektubunuzda öğrenim tarihleriniz net olarak belirtilmemişse karşı kurumdan tam bir tarih aralığı talep etmeniz ya da gideceğiniz döneme ait akademik takvimi beyan etmeniz gerekecektir.)
    3. Sigorta poliçesinin fotokopisi,
    4. Ziraat Bankası Anadolu Üniversitesi Şubesi’nde açılmış olan Avro hesabına ait dekont. Başka şubelerden açılan EURO hesapları kabul edilmeyecektir. Mobil bankacılık üzerinden, şehir dışında ikamet etmekte olan öğrencilerimiz hesaplarını  Ziraat Bankası Anadolu Üniversitesi Şubesi’nden açabilirler.
    5. Duyuru metni
    6. Learning agreement / öğrenim anlaşması (Karşı kurumun imzaladığı nüsha gelmemişse gelene kadar ilk halinin fotokopisi)
    7. Learning agreementın onayına dair Senato / Fakülte Yönetim Kurulu Kararı (Bu belge öğrencinin fakültesi tarafından UİB'ye gönderilir. Vize mektubu alma aşamasında ilgili karar çıkmamış öğrencilerin bunu beyan eden bir dilekçe doldurması gerekmektedir.)

Vize mektubu için teslim edilmesi gereken belgelerle ilgili ayrıntılı bilgi için bkz. Link
8. Öğrenci kabul mektubu ve öğrenim anlaşmasını Erasmusport yazılım sisteminde “Dosyalar”  başlığı altına yüklemelidir. “Hibe-Banka-Ödeme” kısmına ise hibe sözleşmesindeki Euro hesap numarasına ait IBAN bilgisi girilmelidir.

9. Yukarıda belirtilen belgelerin teslimini takip eden 3 gün içinde öğrenci UİB’den görüşme saatleri içinde vize mektubunu aldıktan sonra vize başvurusuna hazırlanır. Vize sürecinde ilgili konsolosluk tarafından hazırlanması talep edilen belgeler mutlaka önceden araştırılmalı (gerekirse hazırlanmalı), randevu alma konusunda yaşanabilecek sıkıntılara karşı tedbirli olunmalıdır.

10. Vize randevusu alarak vize başvurusu yaptıktan ve başvuru sonuçlandıktan sonra vize onay sayfası e-posta yoluyla UİB’ye gönderilmelidir. Hibenin yatırılabilmesi için bu belgenin öğrenci tarafından mutlaka gönderilmiş olması gerekmektedir. Öğrenci vize almayacaksa Türkiye’den çıkış ve/veya misafir olunacak ülkeye giriş mührünü gösterir sayfanın bir kopyasını göndermelidir.

11. Hibe sözleşmesi - 2 nüsha olarak Uluslararsı İlişkiler Birimi tarafından hazırlanacak ve Vize Onay Sayfasını ileten öğrencilere iletilecektir. Hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra OLS sınavı öğrencinin eskisehir.edu.tr uzantılı email adresine tanımlanacaktır. Bu iki adım tamamlandıktan sonra öğrencilerin ödeme işlemleri başlatılır.  

12. Gitmeden önce banka işlemleri gibi durumlarda gerekli olması ihtimaline karşı öğrencinin bir yakınına noter onaylı vekâletname bırakması tavsiye edilir.

13. Öğrencinin Eskişehir Teknik Üniversitesi kayıt dönemleri içinde Erasmus+ hareketlilik faaliyetinden faydalanılacak dönem için boş kayıt yapılması gerekmektedir. Öğrenci varsa harcını yatırmalı ve örgün öğrenci sistemi aracılığıyla ders seçmeden kaydını yapmalıdır.

14. Misafir olunacak kuruma ulaşıldıktan sonra hareketlilik öncesi hazırlanan öğrenim anlaşmasında belirtilen derslerin açılıp açılmadığını kontrol edilmelidir. Eğer ders programında bir değişiklik yapılmak istenirse öğrenim anlaşmasının değişiklik sayfası doldurulmalıdır. Öğrenim anlaşmasının değişiklik sayfası mutlaka Eskişehir Teknik Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı ile görüşülerek hazırlanmalı, sonrasında misafir olunan üniversitede onaylatılmalıdır. Onaylatılan belge UİB’ye e-posta veya posta yolu ile ulaştırılır.  Değişiklik sayfasının hazırlanmasına ilişkin ayrıntılı bilgi için bkz. Ders Değişiklik Sayfası Hazırlama Kılavuzu
Ders değişiklikleri Eskişehir Teknik Üniversitesi tarafından onaylanmadıkça ve ilgili Fakültenin Yönetim Kurulunca onaylanmadıkça aldığınız derslerin denkliği yapılamaz. Ders değişikliği için öğrenim başlangıç tarihinden itibaren bir ay süre tanınmaktadır.

ÖNEMLİ!! Ders değişiklik formu hazırlandıktan sonra imzaya sunulmadan önce UİB'e eposta yolu ile kontrol amaçlı (kredi sayıları ve şekilsel hataların önlenmesi amacı ile) imzasız bir şekilde ulaştırılmalıdır. Onay aldıktan sonra öğrenci, koordinatör ve karşı kurum imzalı hali UİB'e resmi tanıma işlemlerinin başlatılması adına iletilmelidir. 

15. Hareketlilik süresince hareketlilik sürecini etkileyebilecek her türlü durum mutlaka UİB’ye ve Bölüm Koordinatörü ve /veya Yardımcısına bildirilmelidir.