Öğrenim Hareketlilik Süreci

1. Başlangıç olarak "Erasmus Öğrencisi Seçildim Ne Yapmalıyım" kılavuzu okunmalıdır.
2. Eşleştirme listelerinin ilanından sonra UİB karşı kurumlara öğrencilerin seçildiğini ifade eden “aday gösterme (nomination)” bildirimlerini e-posta ile gönderir. Hemen ardından öğrencilerin, ilgili kurumların başvuru tarihlerini göz önünde bulundurarak başvurularını yapmaları gerekmektedir. Başvuru için eşleşilen kurumun web sayfasında son başvuru tarihi, dersler, akademik takvim ve başvuru formu gibi belgeler incelenmelidir.
3. Eşleşilen  kurumun başvuru formu, varsa yerleşim (accommodation) formu, vb. formlar doldurulur. Bölüm koordinatörlerinden yardım alarak hazırlanan Online Öğrenim Anlaşması  (bkz.: OLA Hazırlama Kılavuzu) öğrenci ve Bölüm Koordinatörü tarafından onaylandıktan sonra, öğrenci UİB'e onay vermesi ve belgeyi karşı kuruma iletmesi için eposta atar. Karşı kurum tarafından OLA belgesinin onaylanıp onaylanmadığını öğrenci Erasmusport sistemi üzerinden takip edebilir. 

• Öğrenim anlaşmasının bir kopyası (kabul mektubu ile birlikte öğrenim anlaşmasına dair Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması için) Bölüm Koordinatörüne ve/ veya Yardımcısına bırakılmalıdır.
• İlan edilen tarihlerdeki oryantasyon oturumlarına katılmak işlemlerin sorunsuz yürütülebilmesi için önemlidir. Söz konusu oryantasyonlarda süreç içerisinde yapılması gereken işlemler ve hazırlanması gereken belgelerle (LA, hibe sözleşmesi vb.) ilgili bilgi verilmektedir.
• Öğrenim tarihlerini kapsayan ve vize almaya uygun bir pasaportu olmayan 24 yaş ve üzerindeki öğrenciler, Uluslararası ilişkiler Birimi’nden pasaport harç muafiyet yazısı talebinde bulunabilir. Harç muafiyet yazısı Kabul mektubu, Learning Agreement belgesi ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı olan öğrencilerimize Uluslararsı İlişkiler Birimi tarafından hazırlanır. Oryantasyon oturumlarında talepler toplanacağı gibi öğrencilerin şahsen Birime gelerek talepte bulunmaları da mümkündür. Birimimize yapılacak pasaport yazısı talebi, yazının çıkma süresi göz önünde bulundurularak pasaport randevusundan en az bir hafta önce yapılmalıdır. Bu yazıyı teslim aldıktan sonra öğrenci tarafından Vergi Dairesi Başkanlığı’na giderek başvuru yapılır. Vergi Dairesi Başkanlığı’ndan alınan harç muafiyet yazısı ile Pasaport şubeye başvurarak harçsız olarak pasaport alınır. 

• Kabul mektubu karşı kurum tarafından öğrenciye ya da UİB’ye gönderilebilir. UİB’ye ulaşması halinde öğrenci e-posta yoluyla bilgilendirilir.

• Kabul mektubu geldikten sonra öğrencinin yapması gereken üç işlem vardır. Bunlar;

1. Öğrenci Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısını ve UİB'i  kabul mektubunun geldiğine dair bilgilendirmelidir. Kabul mektubunu ve OLA belgesini koordinatörüne ileten öğrencinin öğrenim anlaşmasına ilişkin Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması süreci başlatılır.
    
2. Hareketlilik dönemine ait belgeler UİB’ye teslim edilmeli ve vize mektubu alınmalıdır. Bunun için aşağıdaki belgeler öğrenci tarafından hazırlanarak UİB’ye teslim edilir. Söz konusu belgeler bir Erasmus+ öğrencisinin mutlaka dosyasında bulunması gereken belgelerdir. Öğrenci vize almak durumunda olmasa dahi bu belgeleri Birimimize teslim etmekle yükümlüdür.
   1. Giden öğrenci bilgi formu
   2. Kabul mektubu fotokopisi, (Karşı üniversitede bulunacağınız tarihler net olarak belirtilmiş olmalıdır. Eğer kabul mektubunuzda öğrenim tarihleriniz net olarak belirtilmemişse karşı kurumdan tam bir tarih aralığı talep etmeniz ya da gideceğiniz döneme ait akademik takvimi beyan etmeniz gerekecektir.)
   3. Sigorta poliçesinin fotokopisi,
   4. Ziraat Bankası Anadolu Üniversitesi Şubesi’nde açılmış olan Avro hesabına ait dekont. Başka şubelerden açılan EURO hesapları kabul edilmeyecektir. Mobil bankacılık üzerinden, şehir dışında ikamet etmekte olan öğrencilerimiz hesaplarını  Ziraat Bankası Anadolu Üniversitesi Şubesi’nden açabilirler.
   5. Duyuru metni
   6. Learning agreement / öğrenim anlaşması (Karşı kurumun imzaladığı nüsha gelmemişse gelene kadar ilk halinin fotokopisi)
   7. Learning agreementın onayına dair Senato / Fakülte Yönetim Kurulu Kararı (Bu belge öğrencinin fakültesi tarafından UİB'ye gönderilir. Vize mektubu alma aşamasında ilgili karar çıkmamış öğrencilerin bunu beyan eden bir dilekçe doldurması gerekmektedir.)
      
      NOT: Öğrencilerimiz bu belgeleri birimimize elden teslim ettikten sonra 3 gün içinde vize mektubunu alabilecektir. Bunun yanısıra öğrencilerimiz UA tarafından verilecek olan ikinci bir vize mektubunu https://turnaportal.ua.gov.tr/ web sayfasından edinmelidirler. Bu vize mektubunu nasıl edineceğinizi öğrenmek için "bireysel kılavuzu" kullanabilirsiniz.  

Vize mektubu için teslim edilmesi gereken belgelerle ilgili ayrıntılı bilgi için bkz. Link
8. Öğrenci kabul mektubu ve öğrenim anlaşmasını Erasmusport yazılım sisteminde “Dosyalar”  başlığı altına yüklemelidir. “Hibe-Banka-Ödeme” kısmına ise hibe sözleşmesindeki Euro hesap numarasına ait IBAN bilgisi girilmelidir.

9. Yukarıda belirtilen belgelerin teslimini takip eden 3 gün içinde öğrenci UİB’den görüşme saatleri içinde vize mektubunu aldıktan sonra vize başvurusuna hazırlanır. Vize sürecinde ilgili konsolosluk tarafından hazırlanması talep edilen belgeler mutlaka önceden araştırılmalı (gerekirse hazırlanmalı), randevu alma konusunda yaşanabilecek sıkıntılara karşı tedbirli olunmalıdır.

10. Vize randevusu alarak vize başvurusu yaptıktan ve başvuru sonuçlandıktan sonra vize onay sayfası e-posta yoluyla UİB’ye gönderilmelidir. Hibenin yatırılabilmesi için bu belgenin öğrenci tarafından mutlaka gönderilmiş olması gerekmektedir. Öğrenci vize almayacaksa Türkiye’den çıkış ve/veya misafir olunacak ülkeye giriş mührünü gösterir sayfanın bir kopyasını göndermelidir.

11. Hibe sözleşmesi - 2 nüsha olarak Uluslararsı İlişkiler Birimi tarafından hazırlanacak ve Vize Onay Sayfasını ileten öğrencilere iletilecektir. Hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra OLS sınavı öğrencinin eskisehir.edu.tr uzantılı email adresine tanımlanacaktır. Bu iki adım tamamlandıktan sonra öğrencilerin ödeme işlemleri başlatılır.  

12. Gitmeden önce banka işlemleri gibi durumlarda gerekli olması ihtimaline karşı öğrencinin bir yakınına noter onaylı vekâletname bırakması tavsiye edilir.

13. Öğrencinin Eskişehir Teknik Üniversitesi kayıt dönemleri içinde Erasmus+ hareketlilik faaliyetinden faydalanılacak dönem için boş kayıt yapılması gerekmektedir. Öğrenci varsa harcını yatırmalı ve örgün öğrenci sistemi aracılığıyla ders seçmeden kaydını yapmalıdır.

Ders Değişikliği Yapma Süreci 

Misafir olunacak kuruma ulaşıldıktan sonra hareketlilik öncesi hazırlanan öğrenim anlaşmasında belirtilen derslerin açılıp açılmadığını kontrol edilmelidir. Eğer ders programında bir değişiklik yapılmak istenirse Online Learning Agreement üzerinde gerekli değşiklikler yapılmalıdır.  Öğrenim anlaşmasında değişiklik yapılırken mutlaka Eskişehir Teknik Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı ile görüşülerek hazırlanmalı, sonrasında misafir olunan üniversiteden de onay alınmalıdır.

Ders Değişikliği yaparken izlemeniz gereken adımlar aşağıdaki gibidir:

1. Değişiklik yapılacak derslerin belirlenmesi ve Eskişehir Teknik Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı ile görüşerek ekle-bırak yapılacak tüm derslere karar verilmesi
2. UİB’e e-posta yolu ile ders değişikliği yapılacağını belirtmek,
3. Talebe istinaden UİB tarafından ekle-sil yapılması için açılan OLA üzerinde gerekli işlemleri gerçekleştirmek,
4. OLA sistemi üzerinde Eskişehir Teknik Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı’nın onayına sunmak,
5. Koordinatör onayından sonra UİB’e sistem üzerinden onay vermeleri ve karşı kurumun onayına sunmaları için bilgi vermek,
6. Karşı kurum onayından sonra YKK sürecinin başlatılması için UİB’e eposta yolu ile bilgi vermek.

Ders değişiklikleri Eskişehir Teknik Üniversitesi tarafından onaylanmadıkça ve ilgili Fakültenin Yönetim Kurulunca onaylanmadıkça aldığınız derslerin denkliği yapılamaz. Ders değişikliği için öğrenim başlangıç tarihinden itibaren 1,5 ay süre tanınmaktadır. Sonrasında yapılan hiçbir değişiklik talebi kabul edilmeyecektir.

ÖNEMLİ!! Ders değişiklik formu hazırlandıktan sonra imzaya sunulmadan önce UİB'e eposta yolu ile kontrol amaçlı (kredi sayıları ve şekilsel hataların önlenmesi amacı ile) imzasız bir şekilde ulaştırılmalıdır. Onay aldıktan sonra öğrenci, koordinatör ve karşı kurum imzalı hali UİB'e resmi tanıma işlemlerinin başlatılması adına iletilmelidir. 

15. Hareketlilik süresince hareketlilik sürecini etkileyebilecek her türlü durum mutlaka UİB’ye ve Bölüm Koordinatörü ve /veya Yardımcısına bildirilmelidir.