1. Hareketlilik süreci sonrasında dönüş işlemlerinin tamamlanması için gerekli belgeler şunlardır:
a. Confirmation Letter (Katılım Sertifikası); karşı kurum tarafından verilen ve nihai hareketlilik tarihlerini belirten imzalı/mühürlü belgedir.
b. Transcript of Records (Transkript); öğrenim anlaşmasında alınacağı taahhüt edilen dersleri, bu derslerin kredilerini ve dönem sonunda alınan notları içeren; sınavlar dâhil öğrenim görülen tarihleri belirten öğrenci adına düzenlenmiş imzalı/mühürlü belgedir.
c. AB Anketi (EU Survey); dönüş işlemi belgelerinin Birimimize teslim edilmesini takiben öğrencinin eskisehir uzantılı e-posta adresine gönderilen, hareketlilik süreci ile ilgili ankettir. Dönüş işleminin tamamlanması için bu anketin tamamlanması zorunludur.
2. Katılım sertifikası ve transkript, misafir olunan kurum tarafından hareketlilik süresi sonunda size verilebileceği gibi, siz döndükten sonra e-posta ya da posta yoluyla size veya Birimimize de gönderilebilir. Belgelerinizin Ofisimize ulaşıp ulaşmadığını “Erasmusport” yazılımının checklist kısmından takip edebilirsiniz.
3. Karşı kurumdan alınacak belgeler haricinde öğrenci, dönüş işlemleri esnasında pasaportunun aslını beyan etmek durumundadır.
4. Transkript ve katılım sertifikası tamamlanmış olan öğrenciler dönüş tarihini takip eden en kısa süre içinde uib@eskisehir.edu.tr adresine e-posta atarak dönüş işlemleri için randevu talep etmelidirler.
5. UİB dönüş işlemi tamamlanan öğrencinin bilgilerini Beneficiary Module (BM) sistemine girer ve öğrencinin gmail vb. uzantılı ve Erasmusport sistemi üzerinde verilmiş olan ikinci e-posta adresine hareketlilik dönemine ilişkin AB anketi tanımlanır. Dönüş işlemleri öğrencinin bu anketi doldurmasının ardından tamamlanır.
- AB anketi Erasmus+ projeleri katılımcılarının deneyimlerini içerir ve faaliyetin sonlanmasının akabinde doldurulması zorunludur. Aksi takdirde öğrencinin kesinleşen hibesinin %20'si ödenmeyecektir.
- AB anketi çoktan seçmeli, ucu açık ve değerlendirme cetveli şeklinde sorular içeren online bir anket şeklindedir.
- Dönüş işlemlerinin tamamlanmasına paralel olarak öğrencilerimize BM üzerinden gönderilen davet ile doldurulacak olan AB anketi tamamlandıktan sonra submit tuşuna basılmalıdır. Bu işlem yapıldıktan sonra anket üzerinde güncelleme yapmak mümkün olmayacaktır.
- Anketin sistem tarafından tanımlanan süre içerisinde tamamlanması gerekmektedir.
- %20 hibe ödemeleri AB anketinin tamamlanmasını takiben yapılacaktır.
6. Karşı kurumda alınan notların Eskisehir Teknik Üniversitesi’nde transkripte aktarılabilmesi için gerekli belgeler, dönüş işleminin tamamlanmasının akabinde UİB tarafından ilgili Fakülte/Enstitüye gönderilir. Notların aktarılması öğrencinin kayıtlı olduğu Fakültenin/Enstitünün sorumluluğundadır.
7. Hareketlilik sırasında aldığınız %80 hibe, kabul mektubunuzdaki tarihler baz alınarak hesaplanmış olan “tahmini” %100 hibenizin %80’idir. Kesinleşen hibeniz, dönüş işlemleri sırasında beyan edeceğiniz confirmation letter ve pasaportunuzdaki tarihlere göre hesaplanır. Buna göre avans olarak yatırılan %80 hibeniz ile kesinleşen hibeniz arasında farklılık söz konusu olabilir.
- Kesinleşen hibenizin %100’ünü alabilmeniz için öğrenim gördüğünüz kurumda aldığınız kredilerin en az 2/3’sinden başarılı olmanız gerekmektedir. Hibe kesintilerinin hangi durumlarda ne oranda yapılacağına dair üniversitemizin aldığı bir Senato Kararı bulunmakta ve bu konuda esneklik sağlanamayacağı unutulmamalıdır. Bu karar doğrultusunda karşı kurumda aldığınız kredilerin en az 2/3’sinden başarılı olmanız gerekmektedir. Bu şartları sağlamadığınız taktirde kesinleşen hibenizin %20’si tarafınıza ödenmez.
8. Karşı kurumda öğrenim görmeniz gereken tarihlerde, yani gittiğiniz kurumdaki resmî tatil günleri hariç öğrenimin devam etmesi gereken günlerde, aralıksız olarak 7 takvim gününden (haftasonu dahil) fazla süre ile misafir olduğunuz kurumdan (şehirden/ülkeden) ayrıldığınız tespit edilirse söz konusu ayrı kalınan gün sayısı kadar toplam hibenizden kesinti yapılır.
9. Haftasonları ve gidilen ülkeye bağlı dini ve resmi tatil günleri için hibenizden bir kesinti yapılmayacaktır. Bu durumda okulunuzun akademik takvimini ibraz etmeniz gerekmektedir.
10. Faaliyet süreniz mücbir (zorunlu) bir neden oluşmadıkça en az 3 ay olmak zorundadır. Aksi takdirde size yatırılan hibenin tamamını iade etmek durumunda kalırsınız. Mücbir bir sebeple (ailevi sebepler, sağlık sebepleri gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmeniz ve bu sebebi belgelemeniz (sağlık raporu vb.) durumunda ise yurtdışında kaldığınız süre karşılığı hibe miktarı tarafınıza verilir. Tarafınıza, kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla miktarın iadesi alınır. Erken dönüş sebebinizin mücbir sebep sayılıp sayılamayacağı hususu, sunduğunuz belgelerin Ulusal Ajans tarafından kabul edilip edilmemesine bağlıdır.
11. Dönüş belgelerinin teslim edilmemesi durumunda hareketlilik süreci geçersiz sayılır. Bu durumda başlangıçta ödenen %80 hibenin tamamını iade etmeniz gerekmektedir.