Öğrenim Hareketlilik Süreci

1. Başlangıç olarak "Erasmus Öğrencisi Seçildim Ne Yapmalıyım" kılavuzu okunmalıdır.
2. Eşleştirme listelerinin ilanından sonra UİB karşı kurumlara öğrencilerin seçildiğini ifade eden “aday gösterme (nomination)” bildirimlerini e-posta ile gönderir. Hemen ardından öğrencilerin, ilgili kurumların başvuru tarihlerini göz önünde bulundurarak başvurularını yapmaları gerekmektedir. Başvuru için eşleşilen kurumun web sayfasında son başvuru tarihi, dersler, akademik takvim ve başvuru formu gibi belgeler incelenmelidir. Eşleşilen  kurumun başvuru formu, varsa yerleşim (accommodation) formu, vb. formlar doldurulur. 
3. Online Öğrenim Anlaşması (OLA): OLA Hazırlama Kılavuzunu inceleyiniz. OLA belgenizi Erasmus+ Bölüm Koordinatörünüz ile birlikte hazırlayınız.  

• Öğrenim tarihlerini kapsayan ve vize almaya uygun bir pasaportu olmayan 24 yaş ve üzerindeki öğrenciler, Uluslararası ilişkiler Birimi’nden pasaport harç muafiyet yazısı talebinde bulunabilir. Harç muafiyet yazısı Kabul mektubu, Learning Agreement belgesi ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı olan öğrencilerimize Uluslararsı İlişkiler Birimi tarafından hazırlanır. Öğrencilerin şahsen Birime gelerek talepte bulunmaları da mümkündür. Birimimize yapılacak pasaport yazısı talebi, yazının çıkma süresi göz önünde bulundurularak pasaport randevusundan en az bir hafta önce yapılmalıdır. Bu yazıyı teslim aldıktan sonra öğrenci tarafından Vergi Dairesi Başkanlığı’na giderek başvuru yapılır. Vergi Dairesi Başkanlığı’ndan alınan harç muafiyet yazısı ile Pasaport şubeye başvurarak harçsız olarak pasaport alınır. 

• Kabul mektubu karşı kurum tarafından öğrenciye ya da UİB’ye gönderilebilir. UİB’ye ulaşması halinde öğrenci e-posta yoluyla bilgilendirilir.

• Kabul mektubu geldikten sonra öğrencinin yapması gereken üç işlem vardır. Bunlar;

1. Öğrenci Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısını ve UİB'i  kabul mektubunun geldiğine dair bilgilendirmelidir. Kabul mektubunu ve OLA belgesini koordinatörüne ileten öğrencinin öğrenim anlaşmasına ilişkin Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması süreci başlatılır.
    
2. Hareketlilik dönemine ait belgeler UİB’ye teslim edilmeli ve vize mektubu alınmalıdır. Bunun için aşağıdaki belgeler öğrenci tarafından hazırlanarak UİB’ye teslim edilir. Öğrenci vize almak durumunda olmasa dahi bu belgeleri Birimimize teslim etmekle yükümlüdür.

Fakülte Yönetim Kurulu Kararı henüz çıkmamış öğrenciler için dilekçe örneğine ulaşmak için tıklayınız.

Duyuru Metnini indirmek için tıklayınız.

Turnaportal üzerinden vize mektubunu nasıl edineceğinizi öğrenmek için "bireysel kılavuzu" kullanabilirsiniz.  

Vize mektubu için teslim edilmesi gereken belgelerle ilgili ayrıntılı bilgi için bkz. Link

3. Öğrenci Erasmusport sisteminde “Hibe-Banka-Ödeme” kısmına ise hibe sözleşmesindeki Euro hesap numarasına ait IBAN bilgisi girilmelidir.

4. Yukarıda belirtilen belgelerin teslimini takip eden 3 gün içinde öğrenci UİB’den görüşme saatleri içinde vize mektubunu aldıktan sonra vize başvurusuna hazırlanır. Vize sürecinde ilgili konsolosluk tarafından hazırlanması talep edilen belgeler mutlaka önceden araştırılmalı (gerekirse hazırlanmalı), randevu alma konusunda yaşanabilecek sıkıntılara karşı tedbirli olunmalıdır.

5. Vize başvurusu sonuçlandıktan sonra Pasaport bilgi sayfası ve vize onay sayfası e-posta yoluyla PDF olarak UİB’ye gönderilmelidir. Hibenin yatırılabilmesi için bu belgenin öğrenci tarafından mutlaka gönderilmiş olması gerekmektedir. Öğrenci vize almayacaksa Türkiye’den çıkış ve/veya misafir olunacak ülkeye giriş mührünü gösterir sayfanın bir kopyasını göndermelidir.

6. Hibe sözleşmesi - 2 nüsha olarak Uluslararsı İlişkiler Birimi tarafından hazırlanacaktır. Hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra OLS sınavı öğrencinin eskisehir.edu.tr uzantılı email adresine tanımlanacaktır. Bu iki adım tamamlandıktan sonra öğrencilerin ödeme işlemleri başlatılır.  

7. Öğrencinin Eskişehir Teknik Üniversitesi kayıt dönemleri içinde Erasmus+ hareketlilik faaliyetinden faydalanılacak dönem için boş kayıt yapılması gerekmektedir. Öğrenci varsa harcını yatırmalı ve örgün öğrenci sistemi aracılığıyla ders seçmeden kaydını yapmalıdır.

Ders Değişikliği Yapma Süreci 

Misafir olunacak kuruma ulaşıldıktan sonra hareketlilik öncesi hazırlanan öğrenim anlaşmasında belirtilen derslerin açılıp açılmadığını kontrol edilmelidir. Eğer ders programında bir değişiklik yapılmak istenirse Online Learning Agreement üzerinde gerekli değşiklikler yapılmalıdır.  Öğrenim anlaşmasında değişiklik yapılırken mutlaka Eskişehir Teknik Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı ile görüşülerek hazırlanmalı, sonrasında misafir olunan üniversiteden de onay alınmalıdır.

Ders Değişikliği yaparken izlemeniz gereken adımlar aşağıdaki gibidir:

1. Değişiklik yapılacak derslerin belirlenmesi ve Eskişehir Teknik Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı ile görüşerek ekle-bırak yapılacak tüm derslere karar verilmesi
2. UİB’e e-posta yolu ile ders değişikliği yapılacağını belirtmek,
3. Talebe istinaden UİB tarafından ekle-sil yapılması için açılan OLA üzerinde gerekli işlemleri gerçekleştirmek,
4. OLA sistemi üzerinde Eskişehir Teknik Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı’nın onayına sunmak,
5. Koordinatör onayından sonra UİB’e sistem üzerinden onay vermeleri ve karşı kurumun onayına sunmaları için bilgi vermek,
6. Karşı kurum onayından sonra YKK sürecinin başlatılması için UİB’e eposta yolu ile bilgi vermek.

Ders değişiklikleri Eskişehir Teknik Üniversitesi tarafından onaylanmadıkça ve ilgili Fakültenin Yönetim Kurulunca onaylanmadıkça aldığınız derslerin denkliği yapılamaz. Ders değişikliği için öğrenim başlangıç tarihinden itibaren 1,5 ay süre tanınmaktadır. Sonrasında yapılan hiçbir değişiklik talebi kabul edilmeyecektir.

8. Hareketlilik süresince hareketlilik sürecini etkileyebilecek her türlü durum mutlaka UİB’ye ve Bölüm Koordinatörü ve /veya Yardımcısına bildirilmelidir.